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Quand et pourquoi passer d’Excel à Power BI ?

Quand et pourquoi passer d’Excel à Power BI ?

La visualisation de données est un des points forts d’Excel. Cependant, Microsoft Power BI offre encore plus de fonctionnalités de ce type. Si vous êtes satisfait des  fonctionnalités et de la facilité d’utilisation d’Excel, vous pouvez vous en tenir à ce logiciel. En revanche, si vous vous sentez limité par Excel et que vous souhaitez tirer le meilleur parti de vos rapports de données, jetez un coup d’œil à Microsoft Power BI.

Microsoft Excel et ses avantages

Excel est un outil au succès phénoménal qui est utilisé par presque toutes les entreprises de la planète. C’est le tableur dominant sur le marché et ce n’est pas sans raison qu’il est si populaire.

Comme son utilisation est plutôt intuitive et qu’il est assez flexible, il est utilisé à de nombreuses fins différentes.

Voici quelques-unes des fonctions les plus utiles d’Excel :

  • les opérations mathématiques ;
  • les tableaux croisés dynamiques ;
  • les graphiques de données ;
  • l’analyse de données ;
  • la saisie manuelle de donnée.

Comme vous le savez probablement, Excel fait partie de la famille Microsoft 365 (anciennement : Office 365) et n’est donc disponible que dans un package avec les autres outils de cette suite.

Microsoft Power BI et ses avantages

Jetons un coup d’œil à Power BI, qui est en fait très différent d’Excel, même s’ils peuvent être utilisés à des fins similaires et que certaines de leurs fonctionnalités se ressemblent.

Comme son nom l’indique, Power BI est une application de Business Intelligence. Cependant, il s’agit également d’un outil de visualisation des données. Power BI permet aux utilisateurs de créer des tableaux de bord personnalisés à partir d’une variété de sources de données différentes.

Ou comme le dit Microsoft : “Power BI est une collection de services logiciels, d’applications et de connecteurs qui travaillent ensemble pour transformer vos sources de données sans lien entre elles en informations cohérentes, visuellement immersives et interactives.”

Ce qui distingue Power BI :

  • Connexion à de multiples sources de données : fichiers csv, bases de données SQL, webscraping… ;
  • Logique de non-altération des données source : meilleure fiabilité des résultats finaux ;
  • Fonctionnalités de nettoyage des données : harmonisation des formats, traitement des données manquantes ;
  • Variété et personnalisation des représentations graphiques : histogrammes, nuages de points, cartes, scripts en langage R ;
  • Rapports dynamiques mis à jour en temps réel ;
  • Tableaux de bord adaptés et consultables sur tous types d’appareils : ordinateur, tablette, smartphone.

Power BI est disponible sous forme d’application de bureau, de service en ligne et d’applications mobiles. Autre avantage : vous pouvez l’utiliser gratuitement.

Excel vs Power BI : une comparaison

Excel et les tableaux croisés dynamiques sont imbattables lorsqu’il s’agit d’effectuer une analyse ad hoc rapide qui ne sera entretenue que par une seule personne ou un nombre limité des personnes. Power BI est, au contraire, un outil d’automatisation qui remplace le travail manuel et peut gérer de grandes quantités de données.

  • Rapidité et flexibilité : Si vous avez besoin d’une analyse de données rapide, il est plus facile de la réaliser avec Excel.
  • Actualisation automatique : Power BI est dynamique et constamment enrichi de nouvelles fonctionnalités.
  • Sécurité de la base de données : Dans Excel, les données sont accessibles par tout le monde. Power BI est plus sécurisé grâce à la validité globale des formules et sa gestion des rôles.
  • Les interfaces pour les données sources : Power BI les propose à plus grande échelle.
  • Quantité de données : Un million de lignes sur Excel vs 10 milliards de lignes sur Power BI.
  • Stabilité : Les formules dans Power BI sont valables de manière globale, les cellules individuelles ne peuvent pas être modifiées. Excel permet de manipuler les cellules individuellement. Des erreurs peuvent survenir si les formules ne sont pas étirées sur toutes les lignes.

Conclusion

Power BI et Excel ne sont pas rivaux: ce n’est pas forcément une question de choix car ils fonctionnent très bien ensemble. Power BI offre généralement plus de fonctionnalités, mais Excel possède également quelques fonctionnalités spécifiques.

Quand utiliser quoi ? Cela dépend de vos besoins.

La plupart des choses que vous pouvez réaliser dans Power BI pourraient également être réalisées dans Excel. Cependant, vous risquez de rencontrer des problèmes matériels et vos graphiques ne seront pas aussi beaux. L’utilisation d’Excel pour le reporting est à peu près la même chose que son utilisation pour la gestion de projet: cela a du sens jusqu’à un certain degré de complexité.

Tant que vos processus et vos demandes sont relativement simples, vous pouvez vous contenter d’Excel. Mais dès que les choses se compliquent et que vous devez vous professionnaliser, vous avez tout intérêt à passer à Power BI.

D’ailleurs, ce n’est pas forcément une question de choix car ils fonctionnent aussi très bien ensemble.