5 bonnes pratiques pour les bibliothèques de documents SharePoint

Quelles sont les meilleures pratiques en matière de bibliothèques de documents SharePoint ? Et pourquoi est-il si important de bien faire les choses ? Les recherches concernant l’utilisation de SharePoint ont explosé ces dernières années, et il y a une raison à cela. L’augmentation du nombre d’utilisateurs de Microsoft Teams.

Le taux d’adoption de Microsoft Teams est extraordinaire. Cette tendance excelle depuis quelques années, mais entre le deuxième trimestre de 2021 et aujourd’hui, le nombre d’utilisateurs de Microsoft Teams a bondi de 145 millions à 270 millions.

Chaque équipe Microsoft Teams créée possède un site SharePoint associé, notamment une bibliothèque de documents SharePoint. Tous les fichiers téléchargés ou créés dans Teams sont en fait stockés dans la bibliothèque de documents SharePoint, et non dans Teams.

SharePoint est une plateforme hautement configurable utilisée pour créer des intranets, gérer des documents et collaborer dans un environnement sécurisé. Microsoft a donc choisi d’utiliser SharePoint Online pour alimenter la gestion des documents dans Microsoft Teams.

L’essor de Teams a un impact – des millions de bibliothèques de documents SharePoint supplémentaires ont été créées et, par conséquent, beaucoup plus de problèmes. Quelle sont donc les bonnes pratiques pour gérer les bibliothèques de documents SharePoint ?

Que sont les bibliothèques de documents SharePoint ?

Une bibliothèque de documents est un emplacement sur un site où vous pouvez télécharger, créer, mettre à jour et collaborer sur des fichiers avec les membres de votre équipe. Chaque bibliothèque affiche une liste de fichiers et des informations clés sur les fichiers, comme par exemple qui a été la dernière personne à modifier un document.

Remarque : l’onglet « Fichiers » d’une équipe Microsoft utilise en fait une bibliothèque de documents en arrière-plan pour stocker les fichiers.

1. Combien de bibliothèques de documents SharePoint dois-je créer ?

Une seule, et vous n’avez même pas besoin de la créer.

Chaque fois qu’une équipe Microsoft est créée, une collection de sites SharePoint correspondante est créée pour héberger tout le contenu. Et dans chaque collection de sites SharePoint, une bibliothèque de documents est toujours créée automatiquement. C’est la bibliothèque qui est automatiquement liée à l’onglet « Fichiers » dans Microsoft Teams et c’est la bibliothèque qui est automatiquement référencée dans les webparts de visualisation de bibliothèque chargés dans la page d’accueil d’un site d’équipe SharePoint.

Étant donné que les meilleures pratiques en matière d’architecture de l’information recommandent désormais de créer une collection de sites pour presque tout (et de ne surtout pas créer de sous-sites) et qu’une équipe Microsoft fait pointer par défaut l’onglet « Fichiers » vers une bibliothèque de documents spécifique, nous recommandons de ne pas créer de bibliothèques de documents supplémentaires dans la majorité des cas. N’oubliez pas que chaque canal que vous créez au sein d’une équipe Microsoft crée un dossier (à côté du dossier Général) et non une autre bibliothèque de documents (sans tenir compte du comportement des canaux privés pour le moment).

Il y aura certainement des cas d’utilisation où des bibliothèques de documents supplémentaires seront utiles et où il y aura une bonne raison pratique/technique – mais dans plus de 90 % des cas, il faut utiliser la solution prête à l’emploi.

2.  Dois-je utiliser des dossiers dans une bibliothèque de documents SharePoint ?

La « meilleure pratique en matière de dossiers » a connu quelques revirements au fil des ans. Les dossiers étaient un must-have dans les premières versions de SharePoint, puis sont devenus dispensables avec SharePoint 2010, et sont récemment revenus à la mode.

Les raisons de ce retour en force des dossiers sont les suivantes :

  1. Ils sont inévitables, car chaque canal Microsoft Teams crée un dossier portant le même nom que le canal.
  2. Ils sont inévitables, car l’interface utilisateur de Microsoft Teams et SharePoint permet aux utilisateurs de les créer facilement.
  3. La meilleure pratique (et certainement la pratique courante) veut maintenant que la plupart des sites (Teams / Site Collections) n’aient qu’une seule bibliothèque de documents, et donc les options pour structurer vos fichiers (dans le site) ont été en effet réduites à des dossiers.
  4. La majorité des utilisateurs finaux ne verront généralement les dossiers qu’au niveau du canal – et grâce à Microsoft Teams, les dossiers n’apparaîtront pas aussi profonds qu’ils le feraient autrement.
  5. Enfin, avec les bons outils et l’architecture d’information en place, les dossiers peuvent servir un objectif puissant au-delà de la structure : ils peuvent piloter la définition automatique des valeurs des balises méta.

3. Comment configurer au mieux le versioning dans une bibliothèque de documents SharePoint ?

Il existe de nombreuses réponses à cette question et elles dépendent vraiment des cas d’utilisation. Dans le cas d’utilisation le plus courant, à savoir la collaboration quotidienne au sein d’une équipe Microsoft ou d’un site d’équipe SharePoint Online, vous pouvez vous en tenir à la configuration de versionnage « prête à l’emploi » pour ce cas d’utilisation, ce qui signifie que :

  • L’approbation du contenu ne sera pas nécessaire.
  • Les versions majeures sont automatiquement créées (et les 500 dernières versions sont conservées).

Les avantages sont les suivants : les utilisateurs ne sont pas dérangés dans leur flux de travail, mais le versioning fonctionne simplement en arrière-plan – permettant le retour en arrière et les comparaisons.

4. Comment dois-je nommer une bibliothèque de documents SharePoint ?

En fait, vous n’avez pas le choix lorsqu’il s’agit de nommer la bibliothèque de documents dans une Team Microsoft / SharePoint Site Collection.

Mais essayez d’utiliser des noms de dossiers sont intuitifs et naturels pour les utilisateurs finaux. Encouragez également les noms de dossiers qui indiquent un objectif clair et spécifique. Par exemple, évitez un dossier tel que « Admin & Sales », mais envisagez plutôt « Admin » et « Sales ».

Une bonne pratique consiste à éviter les espaces ou les caractères spéciaux dans le nom d’un dossier. Créez plutôt un nom sans espace ou utilisez des traits d’union. Par exemple, le nom de dossier « Mon dossier » deviendra « My%20Folder » dans l’URL, tandis que le nom de dossier « Mon-dossier » deviendra « Mon-dossier ».

5. Dois-je placer tous les fichiers dans une seule bibliothèque de documents SharePoint ?

Mais si l’on se concentre sur une seule bibliothèque de documents, Microsoft donne des indications claires sur les limites (limites souples et limites strictes) du nombre de documents dans une bibliothèque de documents. Vous pouvez les lire ici.

Indépendamment du fait qu’une « liste peut contenir jusqu’à 30 millions d’éléments et qu’une bibliothèque peut contenir jusqu’à 30 millions de fichiers et de dossiers », ce n’est probablement pas une bonne idée dans la plupart des cas. Si vous avez besoin de gérer de très grandes bibliothèques de documents, veuillez vous référer aux conseils de Microsoft « Gérer des listes et des bibliothèques de grande taille » ici.

Nous vous conseillons d’éviter d’avoir recours à des bibliothèques de documents aussi grandes et de maintenir le volume des documents de la bibliothèque en dessous de 10 000 (l’ancienne règle des 5 000 ne s’applique plus dans les scénarios modernes). En tout cas, restez bien en dessous de la barre des 100 000, car c’est là que certaines limitations commencent à se faire sentir.

 

Si vous souhaitez en savoir plus sur la mise en place d’une solution SharePoint ou si vous avez besoin d’une formation SharePoint, notre équipe d’expert est à votre disposition pour discuter plus en détail de vos besoins spécifiques. N’hésitez pas à nous contacter via notre formulaire de contact.

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