SharePoint est souvent perçu uniquement comme un espace de stockage, mais sa portée va bien au-delà. En réalité, l’outil peut œuvrer comme un réel levier stratégique permettant d’organiser l’information, automatiser vos processus et renforcer le travail de vos équipes. SharePoint est intégré au cœur de l’écosystème Microsoft 365, aux côtés d’outils comme Power Automate, Viva et Teams. Depuis plusieurs mois, Microsoft accélère l’intégration de l’intelligence artificielle dans ses outils collaboratifs, et SharePoint profite pleinement de cette évolution. L’outil Syntex, que nous explorons dans cet article, en est un très bon exemple.
Valoriser vos données dans SharePoint : Stocker vos documents dans SharePoint est une bonne première étape, mais cette dernière n’est pas suffisante pour exploiter pleinement le potentiel de SharePoint ! Sans métadonnées, ces données restent dormantes, difficiles à exploiter et par conséquent souvent sous-utilisées par vos collaborateurs. Pour filtrer, rechercher ou automatiser certaines tâches dans SharePoint, il est nécessaire de renseigner manuellement les métadonnées et les colonnes souhaitées (par exemple pour un document : classification, description, priorité). Bien que ces informations soient parfois déjà présentes dans le document, leur extraction demande souvent une intervention humaine afin de faire remonter l’information de votre document à SharePoint. C’est ici que l’intelligence artificielle prend tout son sens ! Une fois l’information identifiée, pourquoi ne pas la laisser travailler pour vous ? Avec des outils comme Microsoft Syntex, l’IA apprend à reconnaître les informations importantes, puis extrait automatiquement les éléments clés de vos documents, les transforme en métadonnées, et les intègre directement dans SharePoint. Pour les utilisateurs finaux, une fois Syntex configuré, il suffit de glisser le document dans la bibliothèque SharePoint… et c’est tout.
Plus besoin de tout ressaisir à la main. C’est simple, rapide, et ça libère du temps pour ce qui compte vraiment.
Des scénarios parlants ?
Finances : Les données financières sont nombreuses : Entre les factures, les bons de commande, les devis ou les notes de frais des collaborateurs, les services financiers travaillent avec une grande quantité de documents au quotidien. Prenons l’exemple d’une facture qui serait déposée dans une bibliothèque :
- Syntex se charge de remonter les informations clés : numéro de facture, date d’échéance, montant avec ou sans TVA, etc.
Ci-dessous un exemple avec des bons de commande au format image (.png) :
Une fois les métadonnées saisies dans SharePoint, vous pouvez exploiter ces données en les connectant à Power BI. Vos données deviennent des graphiques dynamiques, des tableaux de bord clairs et visuels affichés directement sur votre site SharePoint Online.
Ressources Humaines : Les ressources humaines gèrent aussi une grande quantité d’informations présentes dans des documents : contrats, CV, attestations, entretiens, formations. Syntex est capable d’alléger cette charge de travail ! Prenons l’exemple d’un contrat de travail qui serait déposé dans une bibliothèque :
- Syntex pourrait extraire et enregistrer automatiquement : le nom du collaborateur, la date d’entrée, le type de contrat.
Vous ne saisissez plus les données à la main et vous êtes désormais capable de retrouver tous les CDD qui se terminent ce mois-ci ou de filtrer et trier vos contrats sur toutes les colonnes complétées. En allant encore plus loin, on peut imaginer un flux Power Automate vous notifiant automatiquement par e-mail ou Teams lorsque le contrat d’un des collaborateurs se termine bientôt.
Licences et coûts
Depuis juillet 2023, Microsoft a retiré la licence par utilisateur pour Syntex. À la place, les entreprises utilisent un modèle à la consommation, intégré à leur abonnement Microsoft 365. Cela signifie que vous ne payez que pour ce que vous utilisez : extraction de métadonnées, classification de documents, automatisation, etc.
Le service n’est pas actif par défaut. Il faut le configurer dans votre environnement Microsoft 365. Ensuite, chaque action (extraction, classification, traitement) est comptabilisée et facturée selon l’usage. Cela implique une stratégie pour la gestion de vos coûts afin d’éviter toute mauvaise surprise côté facturation.
Lors de la rédaction de cet article, Microsoft vous offre chaque mois jusqu’en décembre 2025 une petite capacité gratuite pour tester certains services de traitement de documents, comme ceux proposés par SharePoint Syntex.
C’est une bonne opportunité de découvrir et de prototyper, sans toucher à votre budget. Vous activez, vous essayez, vous mesurez le potentiel.
Les colonnes Autofill sont un exemple simple et rapide pour tirer parti de l’IA dans votre gestion documentaire, sans avoir besoin de créer et d’entraîner un modèle Syntex complet ou d’utiliser un modèle préconfiguré.
En pratique, les colonnes Autofill fonctionnent à partir d’un prompt que vous saisissez. Elles remplissent automatiquement une colonne avec les informations extraites du document analysé. Vous créez une colonne et lui donnez un prompt. Par exemple :
- “Fais-moi un résumé de ce document”, et l’IA se charge de compléter, pour chaque document, la colonne en résumant le contenu du document en question.
Vous pourriez également demander de catégoriser vos documents selon certains critères, ou d’extraire des informations spécifiques comme :
- un numéro de contrat
- une version de document
- l’auteur du document
- une date
- etc.
Les possibilités sont multiples, et vous pouvez laisser libre cours à votre imagination selon vos besoins. Les colonnes Autofill fonctionnent bien, même très bien. Néanmoins, elles ne sont pas aussi fiables qu’un modèle Syntex entraîné pour reconnaître des ensembles de documents selon des critères précis. Il est donc important de paramétrer finement vos prompts et de prévoir les scénarios où l’IA pourrait ne pas donner de réponse satisfaisante et envisager d’utiliser Syntex pour des documents requérant des données précises (par exemple des factures).
Enfin, il faut garder à l’esprit que les colonnes Autofill ne peuvent agir que sur le document en cours. Elles ne modifient pas vos fichiers et ne peuvent pas interagir avec d’autres documents ou systèmes externes. Leur objectif est justement de fournir un résultat rapide et ciblé, basé sur le contenu analysé, sans nécessiter d’actions supplémentaires.
Conclusion
L’essor de l’intelligence artificielle transforme la gestion documentaire. Ces outils permettent de réduire les tâches manuelles et répétitives pour se concentrer sur l’analyse, la prise de décision et la valeur ajoutée. Microsoft poursuit sa stratégie d’intégration de l’IA dans l’ensemble de ses outils (SharePoint, Teams, Power Platform, etc.). Cette dynamique ne fait que s’intensifier, et les entreprises qui souhaitent franchir le cap peuvent dès aujourd’hui tirer parti de ces avancées.
Nous nous tenons volontiers à votre disposition pour vous accompagner dans les usages de l’IA au sein de Microsoft 365, en vous aidant à identifier les cas d’usage pertinents, à déployer les outils adaptés et à maximiser leur impact sur vos processus métiers.
